Kongre Sponsorluk Kuralları

Türk Kardiyoloji Derneği Kongre Sponsorluk Kuralları

Türk Kardiyoloji Derneği tarafından her yıl Ekim-Kasım ayında düzenlenmekte olan kongre ile ilgili stand/ uydu/ konukevi ve diğer servisler için kuralları ve ücretleri içeren sponsor bilgilendirme mektubu, tüm firma temsilcilerine aynı yıl Ocak ayı başında gönderilir.

Mektup tarihinden itibaren bir ay içerisinde firmalardan yanıt vermeleri istenir ve bu yanıtlar dernek merkezinde toplanır. Yönetim kurulu, firmaların üstlenecekleri aktiviteleri, talepleri doğrultusunda belirler.

Belirlenen aktiviteler için firmalara bilgi ve bütçe iletilir. Yazılı teyitleri istenir. Herhangi bir aktivite için yazılı teyit veren firma, o aktiviteyi gerçekleştirmese dahi ücretini ödemekle yükümlüdür.Ödemenin yapılmamış olması durumunda bir sonraki yıl aktiviteleri kısıtlanacaktır.

Uydu Sempozyum Kuralları

• Firmalar program kitabında önceden kararlaştırılan gün ve saatler içerisinde yapacakları uydu sempozyum ile ilgili konu/ konuşmacı/ oturum başkanı gibi detayları bildirirler.En geç aynı yıl içindeki Haziran ayı başına kadar uydu sempozyum programının tam olarak bildirilmesi gerekir. Bildirilmediği takdirde program kitabı içinde uydu sempozyum içeriği yayınlanmaz.

• Uydu sempozyum programı davetiye olarak kongre çantası içine konulabilir.

• Firmalar sempozyum başlamadan yarım saat önce salonun önünde promosyonel malzeme ve/veya yiyecek-içecek dağıtabilirler.

• Salon perdesinde kendi logolarını toplantı başlayana kadar gösterebilirler. Salonda belirlenecek iki noktaya toplantı boyunca flama asabilirler.

• Uydu sempozyum posterlerini yalnızca kongre organizasyonu tarafından gösterilen yerlere ve toplantı salonu girişine asabilirler.

• Uydu sempozyum salonları için yönlendirme yalnızca kongre organizasyonu tarafından yapılabilir.

• Kongrede stand açan firmaların isimleri program kitabında alfabetik olarak yer alacaktır.

• Firmalar stand alanı olarak belirlenen alanı, belirtilen sınırlar ve ölçüler de (yükseklik, en, boy vb) düzenleyebilirler. Kongre bütünlüğü içinde görselliği bozmamaya özen gösterirler.

• Stand açan firmaların tüm yetkilileri kayıt olmalıdır. Stand birimi başına yalnızca bir adet kayıt ücretsiz olacaktır.

• Alan içerisinde ilgiyi arttırmak için yapılan aktiviteler; katılımcılara promosyonel malzeme dağıtmak, kültürel aktivite düzenlemek, yiyecek-içecek dağıtmak çevre standları ve katılımcıları rahatsız etmeyecek boyutta olmalıdır.

• Diğer standları rahatsız edici ve kongrenin genel aktivitelerine katılımı engelleyici (çok ünlü bir sanatçıyı toplantı saatinde misafir etmek, toplantılarla aynı anda çekiliş yapmak, kongre ana aktiviteleri ile çakışacak şekilde aktivite düzenlemek v.b.) girişimler yapılmamalıdır. Sosyal aktiviteler kongre bütünlüğünü bozmayacak şekilde yapılmalıdır.

• Stand alanında alkollü içki dağıtımı yapılmayacaktır.

• Stand alanında standlarda kurulan ses sistemlerinde, ses veya müzik seviyesi 25 desibeli aşmayacaktır.Ses seviyesi ölçüm yapılarak denetlenecektir.

• Stand alanı için de yönlendirme kongre organizasyonu tarafından yapılacaktır.

• Stand alanı planında her firmanın adı ve yeri belirtilecektir. Bu plan, bir adet stand alanı girişinde, bir adet stand alanı içinde olmak üzere iki yerde bulunacaktır. Ayrıca cep programında bu bilgiler yer alacaktır.

• Stand alanında görev alacak firma yetkilileri kendilerine ayrılan stand alanı dışında hiçbir tanıtım etkinliğinde bulunamazlar. Firma veya ürünü tanıtan ve anımsatan işaretlerle dolaşamazlar.

• Standlarda dağıtılacak tanıtım materyalleri yasalara ve Sağlık Bakanlığının ilgili yönetmeliklerine uygun olmalıdır. TKD bu konuda hiçbir sorumluluk üstlenmez.

• Standlarda düzenlenecek tüm aktivitelerin listesinin ve dağıtılacak malzeme örneklerinin (ilaç, broşür, kitap, vb), en geç 07 Eylül 2008 günü Türk Kardiyoloji Dernek Merkezine teslim edilmesi gereklidir.

• Yukarıda belirtilen kuralların ve onaylanan stand aktivitelerinin dışında, her türlü etkinliğe karşı, TKD Yönetim Kurulu'nun gerekli tüm önlemleri (stand kapatma, bir sonraki yıl kongrede aktiviteleri kısıtlama vb) uygulama hakkı vardır.

• Stand alanının veya ticari poster panoların dışında şirket veya ürünün tanıtımının herhangi bir şekilde yapılmamasını rica ederiz.

• Stand alanının açık olduğu saatlerde standınızda tanıtım görevlilerinin bulunması zorunludur.

• Stand alanında tanıtım için görüntü aletleri kullanılabilir. Ancak seslerinin diğer standları ve genel stand alanındaki akışı ve düzeni etkilemeyecek düzeyde olmasını rica ederiz.

• Otel Yönetimi tarafından, dışarıdan yiyecek ve içecek maddeleri getirilerek stand alanında ücretli veya ücretsiz dağıtımına izin verilmemektedir.Bu doğrultuda stand alanınızda vermeyi düşündüğünüz ikramlar için tarafımızdan bilgi istenmesini önemle rica ederiz.

• Tüm standlar belirtilen saatte hazırlıklarını tamamlamak durumundadır. Stand alanının genel düzeni açısından bu saatlerin dışına çıkılmamasını rica ederiz.

• Tüm standlar belirtilen saatte standlarını toplamak durumundadır. Stand alanının genel düzeni açısından bu saatlerin dışına çıkılmamasını rica ederiz.

• Otel içerisinde bulunan güvenlik sadece otelin güvenliğinden sorumludur. Stand alanınız ve malzemeleriniz ile ilgili meydana gelebilecek olan kayıp, zarar, çalıntı olaylarında Türk Kardiyoloji Derneği, Figür Kongre Organizasyon Servisleri veya Kongre Otelleri sorumluluk kabul etmez.

• Hazırlanmış planda verilmiş olan mekan ve ölçüler dışına çıkılmamasını rica ederiz. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde stand alanın sökülerek tekrar monte edilmesi durumu ortaya çıkacaktır.

• Otelin duvarlarına Figür Kongre Organizasyon Servisleri yetkilileri ile görüşmeden herhangi bir şey asılmaması, yapıştırılmaması veya çakılmamasını rica ederiz.

• Otele herhangi bir şekilde verilecek olan maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra yapan firma tarafından otele ödenir.